แนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ

แนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ

1. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้
- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน
- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร
- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้
-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
2. บุคลากรที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้
2.1 ผู้บริหารระดับสูง
2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ 
2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ
3.ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
3.2 การวางแผนการพัฒนา 
3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน
4.สิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทราบก่อนการวางแผนคือ
4.1 ข้อมูลหน่วยงาน
4.2 ข้อมูลสถานภาพปัจจุบันของหน่วยงาน
4.3 ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน
4.4 ข้อมูลผู้ใช้
4.5 ระบบการสื่อสาร
4.6 ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้
4.7 การสนับสนุน
เมื่อทราบข้อมูลที่จำเป็นแล้วผู้วางแผนอาจจะจัดทำแผนการพัฒนาขึ้นโดยใช้เทคนิคต่างๆหรือใช้มาตรฐานการวางแผนงานที่หน่วยงานกำหนดขึ้น เช่นอาจใช้วิธีการเขียนแผนงานเป็นผังงานแกนต์หรือแกนต์ชาร์ต ซึ่งในแผนภาพดังกล่าวจะต้องแสดงระยะเวลาในการดำเนินภารกิจและรายการภารกิจต่างๆ ดังนี้ กำหนดทีมงาน จัดประชุมชี้แจง รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบงาน เลือกอุปกรณ์และระบบงาน พัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม ติดตั้งอุปกรณ์และระบบงาน ทดสอบอุปกรณ์และระบบงาน จัดทำคู่มือ ฝึกอบรม ปรับเปลี่ยนข้อมูลเดิม เปลี่ยนระบบ ประเมินผลการดำเนินงาน ปรับปรุงแก้ไข
5. วิธีการพัฒนา หน่วยงานสามารถพัฒนาหรือจัดหาระบบงานคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้ 6 แบบ ดังนี้ 
5.1 การจัดทำระบบงานเองโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์ 
5.2 การจัดทำระบบงานเองโดยกลุ่มผู้ใช้ระบบ
5.3 การว่าจ้างบริษัทภายนอก 
5.4 การซื้อระบบงานมาตรฐาน 
5.5 การซื้อระบบงาน 
5.6 การจัดซื้อบริการ
6. วัฏจักรพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
6.1 การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ
6.2 การออกแบบระบบ
6.3 การสร้างและการติดตั้งระบบ
6.4 การทดสอบระบบงาน
6.5 การเตรียมตัวใช้งานระบบ
6.6 การเปลี่ยนระบบ
6.7 การประเมินและปรับปรุงระบบ

ตัวอย่างหนังสือราชการประเภทข่าว

ข่าวองค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทย

เรื่อง    เปิดรับคำขอติดตั้งโทรศัพท์

__________________

                   ด้วยองค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทย  เปิดรับคำขอติดตั้งโทรศัพท์โดยซื้อพันธบัตรอีก  8  ชุมสาย  คือ  ชุมสายสำราญราษฎร์  ชุมสายชัยพฤกษ์  ชุมสายปู่เจ้าสมิงพราย  ชุมสายพระโขนง  ชุมสายดาวคณนอง  ชุมสายอินทามะระ  ชุมสายปทุมธานี  และชุมสายหลักสี่  ตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป

                   ผู้สนใจโปรดติดต่อยื่นคำขอติดตั้งโทรศัพท์ดังกล่าว  ได้ที่หน่วยพาณิชย์ทุกแห่ง  ในเขตนครหลวง  ทั้งนี้จะพิจารณาคำขอเป็นงวดเดือน ๆ ละหนึ่งครั้ง  โดยไม่ถือลำดับก่อนหลังหากเลขหมาย  และคู่สายในบริเวณใดไม่เพียงพอ  องค์การโทรศัพท์ฯ  จะจัดให้มีการจับฉลากโดยยุติธรรมต่อไป

                   อนึ่ง  ชุมสายต่าง ๆ ทั้งในเขตนครหลวง  และในเขตภูมิภาค  ที่องค์การโทรศัพท์ฯ  เคยเปิดรับคำขอติดตั้งโทรศัพท์โดยซื้อพันธบัตร  นั้น  ยังคงเปิดรับคำขออยู่  สำหรับผู้ที่เคยยื่นคำขอในบริเวณใดที่ยังติดตั้งโทรศัพท์ให้ไม่ได้นั้น  องค์การโทรศัพท์ฯ  กำลังดำเนินการปรับปรุง  ขยายคู่สายเคเบิลอยู่  และคาดว่าจะแล้วเสร็จในปี  พ.ศ.  2528

                                            องค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทย

                                                     22    พฤศจิกายน    2527

ตัวอย่างหนังสือแถลงการ

แถลงการณ์กรมแรงงาน

เรื่อง    การวิวาทระหว่างคนงานไทยและคนงานเกาหลีในประเทศอิรัก

________________

                   ตามที่มีข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์บางฉบับเกี่ยวกับ  การวิวาทระหว่างคนงานไทย  และคนงานเกาหลี  ซึ่งทำงานให้บริษัท  ฮันโต๋  ประเทศอิรัก  และเป็นเหตุให้คนงานของเกาหลีเสียชีวิต  8  คน  และคนงานไทยเสียชีวิต  7  คน  นั้น

                   กรมแรงงาน  ขอชี้แจงว่าข่าวดังกล่าวยังคลาดเคลื่อนต่อความเป็นจริงบางประการ  โดยเจ้าหน้าที่สำนักงานแรงงาน  ของไทยในประเทศอิรัก  ซึ่งเข้าไปดำเนินการช่วยเหลือคนงานไทย  ได้รายงานเรื่องนี้มาเมื่อวันที่  31  ตุลาคม  2526  ว่าเหตุเกิดจากคนงานของเกาหลีเมาสุรา  และใช้เหล็กตีศรีษาคนงานไทย  แต่คนงานทั้งสองฝ่ายเข้าห้ามปรามแต่ไม่เป็นผลสำเร็จ  จึงเกิดการชกต่อยกันขึ้น  คนงานเกาหลีซึ่งมีจำนวนมากกว่า  1,000  คน  และคนงานไทยซึ่งมีประมาณ  500  คน  จึงก่อการวิวาทยกพวกตีกัน  จึงเป็นเหตุให้คนงานเกาหลีเสียชีวิต  1  คน  บาดเจ็บ  8  คน  ส่วนคนงานไทยไม่เสียชีวิต  แต่บาดเจ็บ  7  คน 

                   ขณะนี้เจ้าหน้าที่สำนักงานแรงงานไทยกำลังดำเนินการแก้ไขสถาณการณ์ร่วมกับกงสุลไทยและผู้จัดการใหญ่บริษัท  ฮันโต๋  โดยหารือกบเจ้าหน้าที่กงสุลใหญ่เกาหลี  เพื่อคุ้มครองผลประโยชน์อันพึงมีพึงได้ของคนงานไทยอย่างใกล้ชิดแล้ว

                   จึงขอแถลงมาให้ทราบ  เพื่อผู้ที่มีญาติพี่น้อง  ที่ทำงานอยู่ในประเทศอิรักจะได้คลายความวิตกกังวล

                                                                 กรมแรงงาน

                                                       8    พฤศจิกายน    2526

ตัวอย่างหนังสือรายงานการประชุม

รายงานการประชุมคณะกรรมการพิจารณาทุนการศึกษา

ครั้งที่   ๔

วันที่   ๒๗  สิงหาคม  ๒๕๕๒

ณ  ห้องประชุมกรมสามัญศึกษา

------------------------------

ผู้มาประชุม

๑.    นายวินัย    เกษมเศรษฐ์                                         ประธานกรรมการ

๒.    นายประจวบ    วัจนะรัตน์                                      รองประทานกรรมการ

๓.    นายอำนาจ    ผิวขาว                                           กรรมการ

๔.    น.ส. สมพร    ภัทราคม                                         กรรมการ

๕.    นางศรีสพาทย์    มังกรศักดิ์สิทธิ์                                กรรมการ

๖.    นายประดิษฐ์    อุดมพิมพ์                                       กรรมการ

๗.    นายเถลิง    แก้วเสน่ห์                                           กรรมการ

๘.    นางอมร    นพรัตน์                                              กรรมการ        

๙.    นายพิษณุ    สุจริตธรรม                                         กรรมการและเลขานุการ

ผู้ไม่มาประชุม

๑.    นางสุธิรา    ตาลช่วง                                            ไปราชการ

๒.    นายนิกร    บุญประดิษฐ์                                        ไปราชการ       

เริ่มประชุมเวลา  ๑๓.๓๐  น.

               วาระที่ ๑    ประธานกล่าวเปิดประชุม  และได้พูดถึงหลักเกณฑ์ในการพิจารณาคัดเลือกนักเรียนของอนุกรรมการซึ่งโรงเรียนต่าง ๆ  แต่งตั้งขึ้น  ขอให้มีหลักเกณฑ์ที่แน่นอน  และยุติธรรมต่อจากนั้น  ได้เสนอชื่อมา  ผลการพิจารณา  ให้อนุมัติให้จ่ายเงินทุนการศึกษา  ดังนี้

               ๑.  ทุนหลวงประกิตเวชศักดิ์  ดอกผลที่ได้รับปี  ๒๕๒๕  เป็นเงิน  ๑๒,๘๘๘.๘๒  บาท  ให้ทุนการศึกษาแก่นักเรียนหนองเสือวิทยาคม  ๑๒  ทุน  ทุนละ  ๑,๐๐๐  บาท  เหลือเงินอีก  ๘๘๘.๘๒  บาท  ให้สมทบเป็นทุนการศึกษาในปีต่อไป

               ๒.  ทุนจันทร์นิภา  ดอกผลที่ได้รับในปี  ๒๕๒๕  เป็นเงิน  ๒,๒๑๕.๖๓  บาท  ให้ทุนการศึกษาแก่นักเรียนเบญจมราชาลัย  ๒  ทุน  ทุนละ  ๑,๐๐๐  บาท  เหลือเงินอีก  ๒๑๕.๖๓  บาท  ให้สมทบเป็นทุนการศึกษาในปีต่อไป

               ๓.  ทุนศิวมงคล  ดอกผลที่ได้รับในปี  ๒๕๒๕  เป็นเงิน  ๖,๓๗๒.๔๕  บาท  ให้ทุนการศึกษาแก่โรงเรียนวัดเบญจมบพิตร  ๖  ทุน ๆ  ละ  ๑,๐๐๐  บาท  เหลือเงินอีก  ๓๗๒.๔๕  บาท  ให้สมทบเป็นทุนการศึกษาในปีการศึกษาต่อ

                                                                                                              วาระที่ ๒ /...

               วาระที่  ๒   เลขานุการได้แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า  พันโทประสาน  ทองภักดี  ตัวแทนของหลวงประกิตเวชศักดิ์  ได้มาติดตามเกี่ยวกับเงินทุนและค่าเช่านาของหลวงประกิตเวชศักดิ์ว่าได้ดำเนินการไปอย่างใด  ซึ่งเรื่องนี้ทางเลขานุการได้แจ้งให้หลวงประกิตฯ  ทราบเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว  และนอกจากนี้  เลขานุการยังได้เสนอแนะว่า  ทางโรงเรียนควรเชิญเจ้าของทุน  หรือผู้แทนมาเป็นประธานในการแจกทุนด้วย  ที่ประชุมเห็นชอบด้วย  และจะแจ้งไปยังโรงเรียนที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการต่อไป

               วาระที่  ๓   ที่ประชุมเห็นควรจัดให้มีทุนข้าราชการกรมสามัญศึกษา  โดยได้มอบหมายให้เลขานุการกรม  เป็นผู้แสวงหาทุนจากผู้มีจิตรศรัทธา  ทั้งนี้  ให้เริ่มดำเนินการได้ตั้งแต่ปีการศึกษา  ๒๕๒๖  เป็นต้นไป  โดยขอให้ร่างหนังสือเชิญชวนข้าราชการกรมสามัญศึกษา  และให้แสดง  ความจำนองไว้ตอนท้ายของหนังสือ  โดยส่งหนังสือดังกล่าวให้เป็นรายบุคคล

               ปิดการประชุมเวลา  ๑๖.๐๐ น.

                                                                 (นายพิษณุ    สุจริตธรรม)

                                                                  ผู้จดรายงานการประชุม

     

  

ตัวอย่างหนังสือคำสั่ง

คำสั่ง    นายกรัฐมนตรี

ที่   6/2526

เรื่อง    แต่งตั้งคณะกรรมการรับผิดชอบในการถวายการรับรองกษัตริย์ฮุสเซน  และพระราชินี

­­__________________________________

                   เนื่องในโอกาสที่กษัตริย์ฮุสเซน  แห่งราชอาณาจักร  ฮัชไมต์จอร์แดน  และพระราชินี  จะเสด็จมาเยือนประเทศไทย  อย่างเป็นทางการระหว่างวันที่  25 – 27  กันยายน  2526  เพื่อให้การถวายการรับรองดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย  สมประสงค์ของทางราชการ  จึงขอแต่งตั้งคณะกรรมการทำหน้าที่รับผิดชอบในการถวายการรับรอง  ดังมีรายชื่อต่อไปนี้

                   1.  พลเอกประจวบ    สุนทรางกูล                              ประธานกรรมการ

                   2.  รัฐมนตรีช่วยว่าการกระทรวงการต่างประเทศ               กรรมการ

                   3.  ปลัดกระทรวงการต่างประเทศ                              กรรมการ

                   4.  ปลัดกระทรวงมหาดไทย                                     กรรมการ

                   5.  เลขาธิการนายกรัฐมนตรี                                    กรรมการ

ฯลฯ

                   27.  พลโทแสวง    จามรจันทร์                                 กรรมการและเลขานุการ

                   28.  พันตำรวจโทเฉลิมเดช    ขาวขำ                          กรรมการและผู้ช่วยเลขานุการ

                   29.  นายไมตรี    เด่นอุดม                                      กรรมการและผู้ช่วยเลขานุการ

                   ทั้งนี้ให้เริ่มดำเนินการตั้งแต่บัดนี้เป็นต้นไป

                             สั่ง  ณ  วันที่  7  กันยายน  2526

                                                                    พลเอก

                                                                                 (เปรม    ตินสูลานนท์)

                                                                                   นายกรัฐมนตรี